Tout savoir sur le fonctionnement d’une société de saisie et de traitement de données

Une société de saisie est une entreprise qui œuvre dans l’externalisation du traitement de données online. Pour assumer ce rôle, elle doit fonctionner méthodiquement en respectant les conditions au secteur de l’outsourcing. Découvrez dans cet article les différentes responsabilités de cette agence ainsi que le rôle de ses différents membres.

Les activités professionnelles d’une société de saisie de données en ligne

Une société de saisie de données en ligne est une entité qui effectue plusieurs fonctions.

D’une part, un pôle s’occupe uniquement des activités de base. Il s’agit essentiellement de recueillir des données transmises par le donneur d’ordre. Par la suite, celles-ci seront analysées par des agents de saisie informatique afin de vérifier la véracité des informations. Si les données sont valides, les opérateurs web passeront à l’enrichissement du data base, à sa mise à jour ainsi qu’à la mise en place de suivi.

D’autre part, il y a les activités en compléments des fonctions de base d’un prestataire saisie de données. En effet, cette société peut aussi être amené à prendre en charge des tâches liées au secrétariat pour ne citer que la modération web, la relation client, la gestion d’emails, le community management et la comptabilité.

L’organigramme d’une société de saisie online

Contrairement aux idées reçues, une agence de traitement de données ne se compose pas uniquement d’opérateurs de saisie en ligne. Vous y trouverez d’autres membres qui se chargent de diverses fonctions. Ce type de société est dirigé par un gérant qui pilote l’unité. Il est secondé par un (ou plusieurs) responsable de pôle back-office chargé de piloter les agents de saisie informatique. Enfin, pour mener à bien son cœur de métier, à savoir collecter, traiter les données et numériser les documents, une société de saisie en ligne se fait épauler par une équipe d’opérateurs web.

L’organigramme d’une agence spécialisée dans l’externalisation saisie de données varie selon sa taille et le secteur couvert. Elle peut compter une dizaine à plus d’une centaine d’opérateurs web.

• Le gérant : Disposant d’une expérience poussée en matière d’externalisation de services, il se charge principalement de la gestion ainsi que du management commercial de la société de saisie en ligne. En tant que leader, il est chargé de former son équipe et de le guider.
• Le responsable pôle back-office : C’est lui qui supervise, coordonne et prépare les tâches quotidiennes des opérateurs web comme la saisie de données, la gestion email, la modération web et le téléassistanat. Par ailleurs, le responsable pôle back-office accomplit les mêmes occupations que celles des agents de saisie informatique.
• L’opérateur web : L’opérateur web (connu sous plusieurs appellations : assistant virtuel, agent de saisie informatique…) réalise diverses tâches administratives. Il réceptionne et vérifie les documents, garantit leur mise à jour et recueille les données numériques. Pour plus amples informations sur ses missions, voici un article uniquement dédié à ce professionnel.

Les avantages de l’externalisation de la saisie de données

De plus en plus d’entreprises sont séduites par l’externalisation de la saisie de données. Cela s’explique en raison de ses nombreux avantages. Si vous faites partie de ceux qui ont toujours quelques appréhensions concernant ce processus, voici quelques raisons qui pourraient vous amener à changer d’avis :

Le recours aux services d’une agence d’opérateur de saisie présente un rapport qualité/prix avantageux. En effet, l’internalisation des tâches administratives revient plus chère que la sous-traitance à un prestataire externe qui décharge l’entreprise de tâches chronophages et fastidieuses.

Mais au-delà de l’aspect financier, un partenariat avec un prestataire saisie de données offre les améliorations suivantes :

• Améliorer la qualité des processus liés à la saisie de données (expertise et technologie mises à disposition de l’entreprise)
• Gagner du temps (grâce à une équipe qualifiée ainsi que des modes opératoires bien définis pour accélérer le processus)
• Se concentrer sur son cœur de métier (puisque l’entreprise ne s’attarde plus sur des tâches secondaires)
• Bénéficier d’une totale flexibilité (la société d’externalisation évolue selon le volume de travail à gérer)