Externalisation de formation gestion du rapport avec le prestataire

Depuis 2008, début de la crise économique, l’attrait pour l’externalisation offshore a connu une importante croissance, surtout auprès des entreprises françaises. La formation n’en fait pas exception et demeure actuellement parmi les « tâches » les plus externalisées. Ce procédé ne peut cependant être efficace sans un bon pilotage par l’entreprise. Il dépend également de sa relation avec son assistant à distance. D’où la nécessité d’éclaircir quelques points.

Un accompagnement permanent

En général, on ne fait pas appel à un formateur à distance pour fournir un service ponctuel. Celui-ci est voué à collaborer avec l’entreprise à long terme. Le dirigeant devra ainsi faire en sorte et vérifier si son partenaire peut s’adapter à tous les changements de son service RH-Formation ou de l’organisation de sa société. Il faut en effet reconnaître que plusieurs modifications peuvent avoir lieu au sein d’une entité. En voici les plus importantes :

Des outils performants pour externaliser

Grâce à des technologies innovantes comme le SaaS ou le cloud, les plus petites entreprises peuvent également se lancer dans cette aventure de télé-assistance. En effet, elle engendre à coup sûr un bon retour d’investissement rapide si on sait s’y prendre. Toujours d’après Cegos, 90,3% des entreprises de plus de 1 000 employés sont plus enclines à l’externalisation tandis que pour les moins de 200 ans salariés, elles ne sont que 77,8 % et continuent à rattraper leur retard dans le domaine. C’est ainsi qu’est né le BPO, la nouvelle mode d’externalisation des métiers.

Changement dans l’organisation

En tant que structure vivante, une entreprise peut connaître une évolution au niveau organisationnel d’un moment à un autre. Celle-ci peut être soit interne, soit externe. Les transformations externes concernent souvent le marché et ses acteurs. Les changements internes quant à eux sont souvent en rapport avec les ressources humaines, financières et technologiques. Le dirigeant a pour rôle d’informer son prestataire en outsourcing offshore de ces modifications. Le prestataire, de son côté, devra considérer les alternances de type rachats/cessions, restructurations et réorganisations pour améliorer ses prochaines interventions.

Changement dans les pratiques et les process RH

Les modifications au niveau de la législation d’entreprise peuvent s’étendre également aux pratiques RH. Depuis la mise en vigueur de la loi du 5 mars 2014 par exemple, la création du compte personnel de formation et l’établissement de l’entretien professionnel obligatoire tous les 2 ans sont incontournables. Dans le cadre d’une télé-assistance en matière de formation, il est également important de tenir compte de ces changements de pratiques, qu’ils soient d’origine légale ou non.

Changements technologiques

Si le spécialiste en externalisation à Madagascar ou dans une autre destination offshore se contente du système d’information de gestion des ressources humaines propre à l’entreprise, le dirigeant devra lui signifier toute évolution en cours. Cela permettra de bénéficier d’un meilleur ajustement des prestations de formation. La même recommandation est valable dans le cas où le système à améliorer ou rectifier a été mis à la disposition de l’entreprise par le prestataire. Dans le cas où celle-ci envisage la mise en place d’un Learning management System, la collaboration avec ce dernier est incontournable. Cela permettra de bien tirer profit de l’ajout de cet élément au système existant.

Couplé à l’instauration des KPIs

KPIs est la forme contractée de Key Performance Indicators, indicateurs de suivi en français. Ceux-ci constituent un outil idéal pour la perpétuation du rapport entre l’entreprise et l’assistant à distance en formation. Le dirigeant devra faire en sorte que ces paramètres soient productibles et devra ainsi privilégier l’utilisation d’outils adaptés.

Indicateurs concernant la mise en place du plan de formation

Pour s’assurer de l’atteinte à terme des buts de l’externalisation offshore de sa formation, l’entreprise aura à définir avec le prestataire, un plan de formation prévisionnel. Les deux parties discuteront du déroulement du déploiement par priorité et fixeront des objectifs précis. Il appartiendra, par la suite, au prestataire d’établir un rapport via la production d’indicateurs de déploiement mensuels ou trimestriels. Ce qui permettra un meilleur suivi de l’externalisation. Les relations entre les deux parties seront d’ailleurs préservées plus longtemps.

Indicateurs concernant la qualité des prestations

Car l’externalisation n’est pas sans pièges et inconvénients. Effectivement, confier des tâches à forte valeur ajoutée de son métier à quelqu’un d’autre en dehors de son organisation interne n’est pas sans risque. L’entreprise s’expose à des dangers pouvant nuire à son image si la prestation est mal exécutée, surtout que le prestataire ne se trouve qu’en arrière-plan. Pour y remédier, il importe alors d’effectuer régulièrement un contrôle qualité soutenu notamment au niveau du prestataire de deuxième rang, celui qui sous-traite le sous-traitant. C’est le seul moyen d’éviter les dérapages nuisibles dans la production de la société donneuse d’ordre en regard à ses clients.

Indicateurs sur les livrables

Pour garantir une réelle soumission du prestataire au plan de formation, l’entreprise aura également besoin d’indicateurs sur les livrables. Un planning de livraison défini périodiquement sera ainsi nécessaire pour un meilleur suivi du déroulement du projet par les deux parties.

Comme on peut donc le voir, l’état de la relation dans le cadre d’une externalisation à Madagscar ou dans une autre destination offshore dépend non seulement de l’entreprise, mais également de son partenaire. Les deux s’efforceront de coopérer dans les meilleures conditions pour la pérennité de leur collaboration.