Comment gérer vos flux documentaires grâce à l’externalisation ?

Bulletins de paie, factures clients, pièces comptables, contrat de travail ou encore dossiers médicaux… les sociétés et administrations produisent une quantité considérable de documents chaque jour.

Dans un contexte où la dématérialisation a le vent en poupe, les entreprises veulent désormais passer au « zéro papier », mais combien s’y sont vraiment essayées ?

LAPLUME.MG, l’un des leaders malgaches de la gestion documentaire, aide les entreprises et collectivités dans leur processus d’archivage et de gestion des données, qu’elles soient numériques ou physiques.

Le nombre vertigineux de documents produits chaque jour

On dénombre à 65 % le pourcentage de structures dont la consommation de papier et le nombre de photocopies restent stables ou augmentent (Source : AIIM [Association for Information and Image Management]).

Par ailleurs, 3 entreprises sur 5 pensent que le stockage de documents papier occupe trop de place dans leurs locaux selon une étude de Coleman Parkes. En effet, il faut savoir qu’un document doit respecter une durée légale de conservation : 1, 4, 5 ans, voire illimitée dans le temps comme les contrats d’assurance.

2 alternatives s’offrent alors aux organisations :

1) L’internalisation

La première solution serait de conserver ces fatras de documents au sein de ses locaux. L’organisation évite de recourir aux services d’un prestataire externe pour la gérance de ses flux d’informations. Mais dans ce cas, elle devra mettre en place une politique interne d’archivage efficace. Par ailleurs, cette option présente plusieurs inconvénients qui pourraient rebuter de nombreuses entreprises : perte de temps dans l’accès à l’information, coût de stockage élevé, absence d’entretien et de sécurité…

2) L’externalisation back-office

La deuxième solution serait d’externaliser ses principaux flux documentaires auprès d’un prestataire spécialisé dans la saisie de données. Selon les attentes et les besoins, ce dernier pourra traiter, numériser, analyser la conformité des données externalisées, tout en garantissant une accessibilité contrôlée et une sécurité renforcée.

L’externalisation des processus métiers offre une pléiade d’avantages : Économie d’espace, flexibilité, souplesse opérationnelle, gain de compétences, rapidité d’accès à l’information…

Dans la plupart des cas, les organisations se rendent compte du travail administratif à réaliser une fois la gestion des informations étant devenue incontrôlable. D’autres anticipent cette problématique en se tournant vers des politiques de gestion documentaire adaptées ou en optant pour une agence BPO spécialisée dans la numérisation de documents, leur permettant dès lors de se concentrer sur leur core business et de réaliser des économies.

LAPLUME.MG : agence spécialisée dans l’externalisation de flux documentaire

Pour accompagner les entreprises et administrations à faire le bon choix, LAPLUME.MG propose à ses clients des services d’archivage et de conseil sur-mesure lui permettant d’agir dans plusieurs secteurs d’activité, que ce soit dans le commerce, l’immobilier, l’énergie, la vente ou le tourisme.

Pour ce faire, notre agence d’externalisation à Madagascar se repose sur une expertise de 10 ans et d’une trentaine de collaborateurs et 27 sites de conservation et numérisation répartis à travers la France entière. Avec notre offre BPO (Business Process Outsourcing), nous pouvons gérer les processus internes et permettre aux entreprises de dématérialiser la gestion de leur flux documentaire.

N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir l’ensemble de nos services.