Externaliser gestion courrier : Pour quelles raisons ?

Le courrier électronique représente un service indispensable pour votre entreprise. C’est de là que transitent quotidiennement les échanges avec vos clients, vos fournisseurs, vos collaborateurs et vos partenaires. Sa gestion doit donc être à la fois sûre, rapide et efficace. Si vous recevez plus d’une cinquantaine de mails par jours et que leur traitement devient problématique, il s’avère judicieux de recourir à la sous-traitance. Quels sont les avantages à externaliser la gestion du courrier ? Les réponses dans ce nouveau billet !

Économisez et gagnez en flexibilité !

Hormis la question de sécurité, externaliser la gestion du courrier à une société offshore vous permet d’optimiser vos couts, particulièrement en matière de charges liées au personnel et de frais de gestion. Les économies que vous réaliserez pourront servir pour améliorer les services phares de votre entreprise.

D’ailleurs, sachez qu’une agence spécialisée dans la gestion de courrier peut vous proposer un contrat en adéquation aux ressources financières de votre entreprise. Et si vos besoins venaient à se développer dans le futur, vous aurez la possibilité de réviser les termes du contrat avec le prestataire externe. Une telle flexibilité est un avantage non négligeable.

Gagnez du temps !

Ce processus offre également un gain de temps aux sociétés qui y recourent. Une étude dirigée par l’ORSE (Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises) montre que plus 50 % des chefs d’entreprise consacrent jusqu’à 2 h par jours dans la gestion de leur courrier. Un temps qui pourrait être dédié à d’autres missions plus stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Externaliser gestion courrier : un atout sécurité

Confier la gestion des mails à un prestataire externe vous permet d’être disponible et opérationnel à tout moment, même en cas de sinistre. Avec cette solution, vous pourrez d’ailleurs économiser de la bande passante en vous déchargeant du traitement des courriers inutiles et douteux. Vos terminaux seront protégés contre les spams, les tentatives de pishing et les virus.

Pour résumer

La mise en place d’un service de gestion de courrier en interne peut être très couteuse pour votre entreprise en raison des équipements et des ressources humaines à mobiliser. En déléguant le processus à une agence d’externalisation, vous vous déchargerez de toutes ses dépenses et pourrez vous recentrer sur votre cœur de métier. Outre les avantages financiers, les opérateurs web dédiés à la gestion des courriers garantissent une veille permanente. Aucun mail n’est laissé de côté et votre société peut alors témoigner de sa réactivité envers les clients, les collaborateurs et les fournisseurs.

Les précautions à prendre lorsqu’on souhaite externaliser la gestion de courrier

L’externalisation de la gestion de courrier présente d’innombrables atouts pour une entreprise, à condition bien sûr de prendre quelques précautions. En effet, déléguer une tâche aussi cruciale à un prestataire extérieur peut comporter quelques risques. Pour commencer, il vous faudra bien choisir l’agence à qui confier votre gestion des mails. Par la suite, pensez à établir un contrat strict, surtout concernant le cahier de charges. Vous ne devez négliger aucun détail, et bien que le traitement de votre courrier se réalise en externe, il est important d’avoir un œil sur le bon déroulement des activités.

Vous voulez externaliser la gestion de courrier auprès d’un partenaire sérieux ? Faites confiance à notre équipe d’opérateurs web expérimentés !