Externalisation administrative : levons le voile sur la perplexité de certains dirigeants

Les agences web offshore spécialisées dans l’externalisation administrative se sont multipliées au cours de cette dernière décennie. Cela est la preuve que la demande en matière d’outsourcing est en constante augmentation chez les dirigeants.

Toutefois, certaines entreprises donneuses d’ordres sont encore perplexes sur la nécessité de recourir aux services d’un prestataire offshore. Et pour cause, ce processus n’est pas sans risque et le manque de données à ce sujet peut renforcer le doute. Vous éprouvez quelques réticences à externaliser vos tâches administratives ? Plusieurs raisons peuvent vous empêcher à sauter le pas. L’objectif de ce dossier est de vous éclairer sur les idées reçues en rapport avec l’assistance administrative externalisée.

1) Externalisation administrative en offshore = éloignement géographique

Externaliser les tâches administratives implique le fait de devoir gérer le décalage horaire et de faire face au choc culturel. Si à priori cela représente une barrière psychologique, le partenariat offshore peut être enrichissant à la fois pour l’entreprise donneuse d’ordre et le prestataire offshore. Et pour cause, collaborer avec des gens d’origines différentes est une expérience valorisante dans un contexte où la mondialisation colore les enjeux économiques.

2) Assistance administrative aux entreprises = problème de communication

Parmi les facteurs qui peuvent freiner les dirigeants, on peut citer les éventuels problèmes de communication. On pense notamment aux incompréhensions et aux malentendus qui risquent de survenir dans le cadre du projet d’externalisation.

Le meilleur moyen d’éviter ce genre de mauvaise surprise est de se tourner vers un prestataire qui se soucie de la qualité des échanges. À quoi bon faire appel à une agence d’externalisation administrative si cette dernière ne prend pas le temps de comprendre vos besoins et votre vision stratégique ? Voici d’ailleurs quelques conseils pour réussir un projet d’externalisation.

3) Externalisation de l’assistance administrative = perte de confidentialité

Vient ensuite la crainte d’une perte de confidentialité. Il s’agit ici du risque de fuite des secrets professionnels relatifs à l’activité de l’entreprise. Heureusement, il est facile de pallier ce type de problème en faisant signer au prestataire une clause de confidentialité et un cahier des charges.

Cependant, la plupart des donneurs d’ordres font le choix de ne pas sous-traiter les fonctions stratégiques (les tâches non « externalisables » sensibles). L’assistance administrative externalisée concerne surtout les opérations à faible valeur pour les entreprises. Les agences spécialisées en la matière prennent en charge les corvées moins productrices de revenus et chronophages afin que le commanditaire puisse se recentrer sur son cœur de métier.

4) Externalisation administrative = coûts cachés

Cette idée reçue sur l’externalisation reste encore assez prégnante. Tout simplement parce qu’elle n’est pas totalement fausse. Si un donneur d’ordre passe par une agence d’externalisation proposant des tarifs bas, voire à perte, il est à peu près sûr de recevoir une facture avec des frais cachés.

Le seul moyen pour se prémunir de ce type d’entourloupe est d’éviter les agences web offshore qui offrent des services trop alléchants. Tournez-vous également vers des prestataires qui bénéficient d’une bonne notoriété dans le domaine. L’autre solution est d’établir dès le départ un contrat clair ainsi qu’une feuille de route précise pour écarter ce risque lié à l’externalisation administrative. De cette manière, vous évitez non seulement les coûts cachés, mais aussi des prestations bas de gamme.

Avantages de l’externalisation administrative

L’externalisation administrative présente certes quelques inconvénients, mais c’est l’une des pierres angulaires d’une stratégie de développement à moindres coûts. C’est la raison pour laquelle ce processus rencontre un franc succès. De plus, elle offre un gain de flexibilité aux entreprises : ces derniers pourront anticiper les montées en charge et les baisses d’activité.

L’internalisation des services administratifs prend du temps et représente un coût considérable. Faire appel à une agence web offshore spécialisée équivaut à se faire assister par une équipe dédiée. L’outsourcing est une opération plus rentable, plus rapide et avec peu de charges fixes.

Quoi qu’il en soit, le succès d’une externalisation administrative implique le choix d’un prestataire de confiance. Un partenaire fiable qui partage les mêmes valeurs que votre entreprise.