Mise à jour base de données clients : Pliez-vous à ces 5 règles !

Avec le temps, le nettoyage et la mise à jour base de données clients deviennent des processus incontournables. Leur négligence favorise non seulement l’accumulation d’informations doublonnées et obsolètes, mais freine également votre approche marketing. Une base de données fiable et régulièrement mise à jour est une des clés du développement commercial d’une entreprise.

Absence de mise à jour base de données clients : piqure de rappel sur les risques !

En raison du retard des entreprises en matière de traitement de données clients, soit parce qu’elles ne disposent pas des ressources matérielles et humaines nécessaires, soit parce que leurs solutions sont inadaptées, les dirigeants négligent le nettoyage et la mise à jour de base de données clients.

Malheureusement, cette approche qui consiste à ne pas moderniser son service de collecte et de traitement de données n’est guère pertinente et présente plusieurs risques :

• Alourdissement du poids des données : coût de stockage dispendieux, allongements du temps d’accès aux données…
• Présence de doublons, d’erreurs et d’homonymies
• Inexactitude au niveau des KPIs (Indicateurs clés de performance), ce qui peut entrainer des prises de décisions inadéquates.

Comment nettoyer et mettre à jour les données clients ?

Le nettoyage et la mise à jour base de données clients sont profitables à votre entreprise, mais également à vos clients. Ces exercices vous garantiront la bonne réception de vos actions marketing et vous permettront de couper les communications auprès des clients ou prospects que vous ne pouvez plus contacter.

Voici les 5 règles à respecter pour le nettoyage et la mise à jour base de données clients :

Règle 1 : centraliser les données

Pour bénéficier d’une base de données pertinente et à jour, il est important de centraliser et organiser les données de l’entreprise. Si vous souhaitez booster les ventes et optimiser la fidélisation clientèle, la collaboration est incontournable.

Puisque les prestations sont interdépendantes, les informations relatives aux clients doivent être partagées et accessibles à tous les collaborateurs.

Pour ce faire, vous pouvez recourir à un CRM ou bien utiliser des outils collaboratifs en ligne comme Google Sheet. Ces derniers doivent être la seule guideline de l’entreprise. Plus ils seront enrichis, efficace sera l’ensemble des services.

Par ailleurs, la bonne structuration des données est un point à ne pas négliger. Vous devez avoir une politique claire pour partager l’information dans votre base. Cela garantira la pertinence des données clients.

Règle 2 : Identifier les données erronées

L’objectif est de détecter les informations qui ne présentent plus de valeur ou qui polluent votre database : changement d’adresses mail, changement d’adresse postale, changement de numéro…

S’ensuit alors l’actualisation des données une fois les erreurs identifiées.

Règle 3 : Faire la chasse aux doublons

La chasse aux doublons est essentielle pour uniformiser vos données, afin de les clarifier. A priori, cette opération peut s’apparenter à un véritable parcours du combattant. Toutefois, si vous centralisez vos données sur un seul document, le dédoublonnage des données se retrouvera facilité.

Règle 4 : Optimiser les informations relatives aux meilleurs clients

La clientèle est la plus grande richesse de votre business. D’où l’intérêt d’enrichir les données relatives aux meilleurs clients afin de mettre en place des stratégies commerciales adaptées. Pour cela, vous devez établir une veille en vous basant sur des données accessibles (réseaux sociaux, informations publiques…).

Règle 5 : N’hésitez pas à supprimer

La mise à jour base de données clients implique également la suppression des informations obsolètes. À quoi bon garder les données de prospects avec qui vous n’avez plus d’échange depuis des années ? Quel intérêt de conserver des informations relatives à des personnes qui ne correspondent pas à votre buyer persona ? N’hésitez pas à supprimer les contacts non pertinents.

Règle 6 : Sauvegarder régulièrement

Problème de cyberattaque, fausse manipulation… personne n’est à l’abri d’une perte de données. Nombreuses sont les entreprises qui ne pensent pas à faire des sauvegardes régulières de leur base de données. C’est malheureusement souvent lorsqu’il est trop tard que l’on y pense. D’où l’importance de sauvegarder sa base de données de façon régulière. La meilleure solution reste l’entrepôt des sauvegardes dans un coffre-fort numérique déconnecté.