Prestataire numérisation : 4 bonnes raisons de recourir à ses services !
Les TPE et les PME qui ne jouissent pas de toute d’une armada d’opérateurs de saisie en ligne passent souvent par un prestataire numérisation. Tout comme les entreprises qui souhaitent réduire leurs coûts de fonctionnement.
Si vous voulez vous-même prendre en charge la numérisation de vos documents, vous savez qu’il s’agit d’un processus qui demande de l’énergie et du temps, alors que vos priorités sont ailleurs. Il est dans ce cas préférable de se tourner vers un prestataire numérisation, pour 4 bonnes raisons.
Qu’est-ce qu’un service de numérisation de documents ?
La numérisation (ou dématérialisation) est une opération qui s’inscrit dans une démarche de transformation digitale. Elle consiste à réaliser, à partir d’un document en format papier, un exemplaire numérique accessible et exploitable en ligne.
La numérisation de documents joue ainsi un rôle considérable dans l’optimisation de la gestion documentaire, en améliorant l’accès aux données, tout en renforçant leur sécurité.
1) Une équipe compétente
Bien que votre personnel interne puisse exécuter la numérisation de documents, vous n’aurez aucune garantie sur la bonne mise en œuvre du processus. En travaillant avec une agence spécialisée dans la saisie de données en ligne, vous pouvez accéder à une équipe d’opérateurs expérimentés et qualifiés capable de gérer la dématérialisation, la sauvegarde et la conservation des données.
2) Un prestataire numérisation dispose de tous les outils nécessaires pour mener à bien le service
La numérisation requiert l’utilisation de plusieurs outils pour rationaliser le processus. Vous aurez besoin d’outils pour le scan, le prétraitement, l’indexation, la gestion et l’export des documents.
Un prestataire numérisation dispose déjà de ces outils et sait comment les utiliser efficacement pour optimiser la production.
Et qui plus est, il vous tiendra aussi au courant de l’évolution des technologies et des tendances en matière de dématérialisation de documents.
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3) Un prestataire numérisation vous permettra d’économiser du temps
Tous les aspects de la numérisation de documents sont chronophages et une agence spécialisée dans la saisie des données peut vous être d’une grande aide. Vous pourrez utiliser le temps gagné pour d’autres tâches plus productives. L’externalisation auprès d’un prestataire externe vous permet donc de vous recentrer sur votre core business.
4) Un prestataire numérisation pour réduire vos coûts
De nombreux chefs d’entreprise ont tendance à recourir à une équipe en interne pour la numérisation de documents, car ils estiment que cette pratique est moins onéreuse et facile à mettre en place.
Néanmoins, vous serez surpris d’apprendre qu’une société spécialisée dans la saisie des données constitue une option plus abordable puisque vous éviterez de payer les charges sociales. De plus, certaines destinations offshores vous permettent de réaliser d’importantes économies. C’est notamment le cas de Madagascar, considéré aujourd’hui comme l’eldorado du digital en raison de son faible coût de main-d’œuvre.
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