Réussir l’externalisation d’un projet web

Dans le cas où l’on choisit de confier le développement du projet web de l’un de ses clients à un sous-traitant, il faut suivre scrupuleusement certaines étapes. En effet, un sous-traitant accomplit parfaitement dans les règles de l’art les tâches qu’on lui incombe à condition de lui indiquer exactement ce qu’on attend de lui. Voici les démarches pour y arriver sans encombre.

La mise en place d’un cahier de charges détaillé

De prime abord, l’agence employeur doit retranscrire dans un cahier de charge les besoins et les exigences de son client concernant le travail à faire. Il y intégrera des documents parfaitement formalisés et des maquettes graphiques incluant les fonctionnalités et spécificités du projet. Ces dernières englobent entre autres la liste des fonctionnalités, les caractéristiques de chacune, une arborescence détaillée, l’organisation visuelle des pages et un workflow spécifique en plus des rôles de l’utilisateur.

Si cette étape est extrêmement importante, c’est parce que le document donne un aperçu général de la collaboration de l’agence de prestataire de service avec son donneur d’ordre. Il détermine le commencement et la fin des services à fournir, permettant ainsi d’appréhender si l’agence a bien compris ce dont son client souhaite qu’il réalise. Ainsi, le prestataire de service peut cerner la faisabilité du projet suivant la durée de sa réalisation et son coût financier.

Au cas où ce coût financier se fait en forfaitaire, il convient de s’assurer que tout est bien intégré et parfaitement défini dans le cahier des charges. En effet, si le chef de projet technique s’engage sur une estimation fixe, l’agence doit également faire avec un cahier de charge parfaitement établi et bien arrêté. Si celui-ci ne prend pas en compte les moindres détails, les employés ou les collaborateurs de l’agence risquent encore de poser beaucoup de questions sur le travail à faire ou de procéder comme bon leur semble. Au pire, cela risque d’induire les employés en erreur sur les tâches à accomplir.

Tel est également le cas pour le développement en régie. Il convient à l’agence de tout intégrer et de définir dans le cahier de charges tout ce qu’il faut sinon, il perd du temps dans les éventuelles corrections et autres réponses à fournir.

Bref, un cahier de charges précis et complet évite à une agence prestataire une perte un temps considérable et par là-même de l’argent.

La préparation du projet

C’est l’étape où le chef de projet technique considère et analyse dans les moindres détails les services demandés par le client. Il a en sa possession des éléments comme le cahier de charges fonctionnel et autres. Il peut donc déterminer s’il n’y a aucun écart entre la demande faite par le véritable client et celle établie par l’agence. Normalement, cette demande aurait déjà fait l’objet de quelques discussions préalables pour arriver à une estimation prévisionnelle.

De ce fait, il est nécessaire que le sous-traitant effectue cette préparation afin de proposer à l’agence le planning de la réalisation et offrir des solutions si besoin est. C’est durant cette étape également que le sous-traitant doit agréer les diverses solutions techniques permettant la mise en œuvre du projet y compris la rédaction d’un cahier de charges technique. Tout cela doit se faire avec l’accord et la collaboration de l’agence employeur suivant le respect du cahier de charge et en considérant les éventuelles difficultés technologiques, budgétaires et planning.

Le développement du projet proprement dit

Une fois les deux précédentes étapes parfaitement réalisées, il ne devrait y avoir aucun souci à entreprendre le développement proprement dit du projet. Ici, le chef de projet doit fixer avec le sous-traitant les dates auxquelles il effectue le suivi du projet pour voir où en est l’avancement du travail, et ce, en fonction du délai de réalisation ou de la complexité du projet.

Effectuer les tests d’acceptation

Dès que le développement est terminé, on doit ensuite passer à la phase de recette, une étape permettant de vérifier si le cahier de charges a été scrupuleusement respecté par le sous-traitant. Effectivement, il convient de contrôler si les diverses fonctionnalités, l’intégration graphique de chaque page … répondent aux exigences du client. En les testant dans plusieurs navigateurs, on est apte à constater les possibles non-conformités et la nécessité d’éventuelles corrections. Pendant cette phase, le sous-traitant doit être disponible et présent en support pour que la démarche aisée que possible.

En règle générale, ce test d’acceptation est géré par des outils de bug-tracking du genre Redmine ou Mantis. Les requêtes soumises doivent être traitées par le sous-traitant, puis testées et validées par l’agence. Une fois toutes les requêtes validées, le projet est prêt à être livré.

La phase de recette client

Dans cette étape, il appartient à l’agence employeur de prouver au client que le développement effectué correspond bien aux exigences mentionnées dans le cahier de charge. Il lui incombe également de bien savoir le diriger pour que tout ne soit pas à refaire complètement. Malheureusement, ce cas arrive souvent et il reste à l’agence et à son sous-traitant de trouver des solutions pouvant minimiser le surplus de coût de développement.

L’étape de la formation client

Lorsque le projet a été livré et que c’est le client qui doit dorénavant administrer son site, il reste à l’agence d’assurer sa formation pour qu’il ne se perde pas dans l’espace d’administration qui au premier abord lui semblera difficile à gérer. En effet, cette étape est utile dans le sens où il vous permet de ne rester en support que juste quelques semaines, voire des jours seulement.

Le moment de mise en ligne

Avant de mettre en ligne le site créé, l’agence ne doit pas oublier d’effectuer une dernière vérification afin de voir qu’aucune modification n’a été faite durant le déploiement sur le serveur. Ceci fait, on peut considérer que le projet est bien à son terme. On peut toutefois s’attendre à ce que le client appelle de temps en temps pour une mise au pont de certaines fonctionnalités qu’il considère insignifiantes. L’essentiel est de savoir se mettre à sa disposition pour assurer un service après-vente satisfaisant.