Saisie de données informatique : les différents services d’un opérateur web

Les données sont une des clefs de voûte d’une entreprise. Pour collecter, traiter et saisir ces informations, un métier du digital a vu le jour : opérateur web, aussi appelé agent de saisie de données informatique.

Exerçant en agence en tant que salarié ou en freelance, il est un savant mélange entre un secrétaire et un assistant virtuel. Quels sont les types de services proposés par un opérateur de saisie de données informatiques ? Réponses !

Le recours à un opérateur web est un processus avantageux pour les entreprises qui se délestent de 4 grandes tâches :

• La saisie de leads
• La gestion d’email
• La saisie de notes de frais
• La saisie de base de données

Bien évidemment, cette liste n’est pas exhaustive étant donné que les missions d’un opérateur sont très vastes.

1) La saisie de leads

Une entreprise doit mettre en place une campagne d’acquisition client pour garantir sa pérennité. Mais avant d’arriver à ce processus, elle doit pouvoir convertir ses leads. Cependant, la saisie des données informatiques relatives aux leads est une opération chronophage et requiert une organisation minutieuse. C’est la raison pour laquelle les entreprises préfèrent déléguer cette tâche à un prestataire extérieur.

Le rôle du prestataire extérieur (une agence spécialisée dans la saisie de données ou un opérateur web) est de collecter différentes données provenant de sources diverses comme les formulaires de contact du donneur d’ordre, les informations transactionnelles ou les pixels de suivi.

L’opérateur web se chargera ensuite de les classifier et les saisir dans une base de données accessible par les utilisateurs. Les informations concernent généralement le nom du lead, ses besoins, son lieu de résidence… Ces dernières permettront ainsi aux commerciaux de proposer les offres adaptées aux leads.

2) La saisie et la gestion d’email

L’e-mailing est une stratégie de communication toujours prisée par les entreprises. Ce processus consiste à envoyer un courrier électronique à un ensemble de personnes, généralement dans le cadre d’une campagne de promotion. Par ailleurs, les partenaires d’affaires et clients sont nombreux à envoyer des mails de remerciement, de réclamation ou de demande d’information. Ce traitement quotidien du courrier représente bien évidemment un temps considérable pour les entreprises. D’où le recours à l’externalisation.

L’intervention d’un opérateur web ou d’une agence spécialisée dans ce processus offrira de nombreux avantages pour ne citer que la réactivité, le gain de temps et la valorisation de l’expérience client.

3) La saisie de notes de frais

Les notes de frais sont indissociables au fonctionnement de toute entreprise. Les frais d’hébergements, les voyages d’affaires et les frais de déplacement sont autant d’événements fréquents. Les salariés y engagent généralement leurs propres frais qui seront ensuite remboursés par l’entreprise.

Ces notes de frais peuvent être plus ou moins importantes en fonction de la taille d’une entreprise. Leur gestion, comme celle de toute opération administrative, demande du temps et des ressources considérables. Faire appel à un opérateur spécialisé dans la saisie de données informatique devient donc incontournable.

Ce professionnel assurera la gestion de vos notes de frais dans votre journal de comptabilité afin de décharger vos services RH. Il procédera à la saisie des dépenses réalisées au nom de votre société et à la mise à jour des versements effectués.

4) La saisie de base de données

Une base de données permet le stockage de grandes quantités d’informations en vue de les exploiter ultérieurement. Ces informations collectées en rapport avec une activité donnée (données transactionnelles, données qualitatives, données attitudinales…) peuvent être utilisés par des utilisateurs communs, d’où la nécessité de leur centralisation. Et c’est justement la spécialité d’un opérateur de saisie de données informatique.

Il transforme les fichiers sur support papier en fichier base de données informatisé. Ses prestations tournent autour de la création de bases de données, la saisie intégrale de fichier et la mise à jour de base de données existante. Selon les demandes du client, il peut aussi se charger de la collecte des informations.

Pour aller plus loin

Les avantages de faire appel à un opérateur web pour la saisie de données

Externalisation saisie des données : quels enjeux pour votre entreprise ?

Assistance saisie de données : pourquoi faire appel à LAPLUME.MG ?

Traitement de données online : externalisation ou internalisation ?