L’externalisation : Plus d’avantages que d’inconvénients pour les PME ?
Mise à jour de l’article du 09 décembre 2019. Dans sa définition la plus simple, une externalisation est un processus permettant à une entreprise de confier une partie de ses activités à une autre sur une longue période. Les PME ont depuis longtemps adhéré à cette nouvelle pratique, notamment pour la gestion de leur comptabilité ou de la paye de leur personnel, réalisée dans la majorité des cas par un cabinet comptable. D’autres activités comme la logistique, la facturation, l’enregistrement des bases de données, la télé-assistance, le SEO … sont également des opérations largement externalisées. Cependant, des entreprises et des décideurs se demandent encore : l’outsourcing est-il la solution gagnante ?
Les intérêts d’une externalisation
À travers l’externalisation de certaines activités, une PME maitrise ses coûts grâce à un contrat clair avec les prestataires. Les charges sont réduites du fait de la baisse de quantité des opérations courantes. Les répercussions se font sentir dans les bilans finaux où parfois les bénéfices sont en nette hausse.
L’externalisation est aussi un moyen de se passer d’une partie de son personnel et de confier leur travail à une entreprise partenaire spécialisée dans ce domaine. Les services comptables sont particulièrement encombrants en termes de coût, d’où l’externalisation de la comptabilité qui permet aux PME de s’affranchir des tâches administratives et du manque de compétences spécialisées. Cela comprend la comptabilité, la gestion du personnel et leur paye.
La disponibilité du personnel est également une lourde charge en termes de temps et d’efficacité pour une PME. Dans certaines situations, il est important de se consacrer à une seule tâche afin d’être productif et compétitif. Faire appel à des professionnels d’un métier ou d’une fonction et se concentrer sur le sien est monnaie courante dans les PME.
Être en mesure de répondre à la demande de leur client dans les délais fixés est très important pour une PME. La flexibilité et la souplesse dans le travail leur permettent de rentabiliser leur coût. L’externalisation est une manière de se délester d’une obligation pour s’exonérer d’un surcoût.
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Quelques revers pour les PME
Bien que l’outsourcing offshore à Madagascar ou ailleurs soit très avantageux pour les PME, elle peut cependant présenter des risques majeurs, notamment sur les compétences qui peuvent se dégrader au fur et à mesure des transferts des opérations. Les performances du personnel peuvent se déprécier, car aucune compétence supplémentaire ni formation ne sont dispensées.
Un autre risque peut aussi survenir lorsque la PME est trop dépendante vis-à-vis du prestataire ou que les coûts s’alourdissent et que la rentabilité n’est plus maitrisée. Sur le long terme, sachant que les compétences se sont dévalorisées, les pénalités peuvent se répercuter sur les projets à venir. Les clients peuvent perdre leur confiance et ne plus être rassurés sur les services de la PME.
Les grandes tendances concernant les externalisations
Les PME tendent actuellement vers une externalisation de la gestion de leurs parcs informatiques connue sous le nom de « infogérance ». L’intérêt est de maîtriser les coûts tout en étant toujours performantes et compétitives. C’est le cas par exemple des PME dans le domaine de la logistique qui utilisent quelques dizaines de PC et un serveur. L’emploi d’un informaticien en CDI ou CDD n’est pas nécessaire. Or, une panne générale pourrait occasionner des retards sur les activités. Elles ont donc intérêt à faire appel à des entreprises de service numérique spécialisées dans la maintenance et la gestion des parcs informatiques.
Le marketing est également un secteur sur lequel les PME commencent à opter pour une externalisation. En effet, si l’effectif du personnel est aux alentours de vingt personnes, quel est l’intérêt d’embaucher un marketeur ? Alors que le marketing et la communication sont essentiels sur un marché très concurrentiel, l’externalisation est inévitable pour ne pas à supporter cette charge.
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L’impact de la crise sanitaire sur l’externalisation
La pandémie a bouleversé le monde des affaires, poussant les PME à repenser leur mode de fonctionnement. Dans ce contexte incertain, l’externalisation est apparue comme une bouée de sauvetage pour maintenir à flot l’activité. La digitalisation forcée a accéléré le recours à l’outsourcing, permettant aux entreprises de gagner en agilité face à la crise.
Mais attention, l’externalisation des processus métier n’est pas une baguette magique ! Gérer des prestataires externes à distance soulève de nouveaux défis, entre communication adaptée et suivi rigoureux. Une équation complexe qui a poussé certaines PME dans leurs retranchements. Malgré tout, force est de constater que l’externalisation sort renforcée de cette épreuve du feu. Un virage stratégique qui ouvre de nouvelles perspectives pour l’après-crise, à condition de jouer finement ses cartes.
Les critères de choix d’un prestataire d’externalisation
Vous envisagez de franchir le pas de l’outsourcing ? Pas si vite ! Choisir le bon partenaire est crucial pour éviter les déconvenues. Voici quelques critères clés à passer au crible :
- L’expertise et l’expérience dans votre domaine d’activité. Assurez-vous que le prestataire maîtrise les spécificités de votre secteur sur le bout des doigts.
- La réputation et les références clients. Rien ne vaut le bouche-à-oreille pour jauger la fiabilité d’un sous-traitant. Pensez à éplucher les avis et témoignages !
- La capacité d’adaptation à vos besoins spécifiques. Votre PME est unique, votre partenaire doit en tenir compte pour vous proposer une prestation sur mesure.
- La transparence et la communication régulière. L’externalisation n’est pas un long fleuve tranquille. Pour éviter les remous, misez sur un prestataire qui joue cartes sur table et maintient le contact.
Une check-list exigeante, mais indispensable pour trouver la perle rare qui vous accompagnera sur le long terme. Alors, prêts à vous lancer dans la grande aventure de l’outsourcing ?
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Les bonnes pratiques pour une externalisation réussie
L’externalisation est un pari audacieux pour une PME. Mais comme tout pari, il ne se gagne pas à tous les coups ! Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici quelques bonnes pratiques à adopter :
- Définir clairement vos objectifs et vos attentes dès le départ. Un cahier des charges précis est la clé pour éviter les malentendus et les déceptions.
- Établir un contrat détaillé et équitable qui protège vos intérêts. N’hésitez pas à vous faire épauler par un expert juridique pour être paré à toute éventualité.
- Maintenir un contrôle et un suivi régulier des prestations. L’externalisation ne signifie pas donner un blanc-seing à votre prestataire. Gardez un œil vigilant sur l’avancée des projets.
- Favoriser une relation de partenariat sur le long terme. L’outsourcing n’est pas qu’une transaction ponctuelle, c’est un engagement dans la durée. Cultivez la confiance et le dialogue avec votre prestataire pour construire une collaboration pérenne et fructueuse.
En somme, réussir son externalisation est à la portée de toute PME, à condition de se donner les moyens de ses ambitions. Une recette exigeante, mais gratifiante pour propulser votre entreprise vers de nouveaux horizons !
Les tendances futures de l’externalisation pour les PME
L’externalisation ne cesse d’évoluer pour s’adapter aux nouveaux défis des entreprises. Et les PME seraient bien avisées de suivre de près ces tendances émergentes pour rester compétitives.
L’essor de la cybersécurité est l’une des évolutions marquantes. Face à la recrudescence des cyberattaques, sécuriser ses données devient un impératif. Mais les compétences manquent souvent en interne. D’où l’intérêt croissant pour l’externalisation auprès de prestataires experts en sécurité informatique, capables d’offrir une protection optimale à l’entreprise.
L’intelligence artificielle (IA) est une autre tendance de fond qui promet de révolutionner l’outsourcing. Des solutions basées sur l’IA peuvent analyser les données en continu, anticiper les besoins et optimiser les processus, ouvrant ainsi de nouvelles perspectives pour les PME.
À noter aussi l’émergence de plateformes digitales pour mettre en relation PME et prestataires. Ces outils permettent de trouver facilement le partenaire adéquat selon des critères précis. Un gain de temps et d’efficacité considérable dans la sélection d’un sous-traitant.
Enfin, la responsabilité sociale et environnementale (RSE) des prestataires est un critère de plus en plus scruté. Les PME sont attentives aux engagements RSE de leurs partenaires, conscientes des enjeux d’image et de réputation. Un facteur différenciant pour les acteurs de l’externalisation.
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L’externalisation, un pari gagnant pour les PME agiles
Au terme de ce tour d’horizon, une évidence s’impose : l’externalisation est un formidable levier de compétitivité pour les PME. En déléguant des activités chronophages ou éloignées de son cœur de métier, l’entreprise se donne les moyens d’être plus agile, réactive et performante.
Pour autant, la réussite d’une stratégie d’outsourcing ne s’improvise pas. Elle doit s’appuyer sur une réflexion approfondie en amont : identifier les activités à externaliser, définir précisément ses attentes, sélectionner le bon prestataire, et mettre en place un pilotage rigoureux.
Une démarche exigeante, mais porteuse pour les PME qui sauront saisir cette opportunité. Car in fine, l’enjeu est de se concentrer sur l’essentiel pour mieux se développer. Un pari audacieux, mais nécessaire pour s’adapter aux mutations accélérées de l’environnement économique.
Alors, prêts à franchir le pas de l’externalisation ? Une nouvelle ère de performance et de croissance s’ouvre aux PME qui oseront miser sur l’agilité et l’innovation. La balle est dans votre camp !
