Pourquoi externaliser la gestion des emails ?
Mise à jour de l’article du 22 juin 2018 – La gestion des emails constitue un important poste de dépenses pour les sociétés. D’ailleurs, c’est également l’une des tâches les plus chronophages. À titre d’exemple, les entreprises européennes passent plus de 5 heures par jour pour gérer le flux entrant et sortant du courrier.
Néanmoins, ce process administratif ne doit en aucun cas être négligé pour le bon fonctionnement d’une société, quelle que soit sa taille. Si envoyer et gérer des mails volumineux peut sembler élémentaire à première vue, c’est loin d’être le cas en réalité. Entre les vérifications des impressions, les défauts techniques ou encore la mise sous pli des lettres, la gestion du mailing peut rapidement devenir un vrai parcours du combattant.
Heureusement, certaines entreprises ont notamment trouvé une parade pour s’affranchir de ce processus extrêmement chronophage et à faible valeur ajoutée : l’externalisation de la gestion d’email. Cet article a été spécialement rédigé dans un seul but : vous prouver à quel point confier le traitement de votre courrier à une société offshore peut vous être bénéfique. Non seulement vous ferez des économies, mais vous boosterez aussi votre business. Suivez le guide !
Zoom sur les « vraies » missions stratégiques
En externalisant la gestion de votre courrier, vous pourrez non seulement traiter n’importe quelle demande, mais vous aurez également l’occasion de vous recentrer sur votre cœur de métier. Ce process de sous-traitance permet en effet de dégager du temps afin que vous puissiez vous concentrer sur vos missions stratégiques dans une logique de spécialisation.
Un gain de réactivité de votre entreprise
Le mailing est l’un des canaux les plus prisés des entreprises pour communiquer. Néanmoins, celles-ci peuvent recevoir des centaines, voire des milliers de mails par jour. Si l’on veut booster son business, aucun email reçu ne doit être négligé : mission – presque – impossible donc ! Vous courrez, en effet, le risque de perdre un temps considérable. L’externalisation de la gestion des mails vous garantira un traitement optimisé de vos courriers en accordant une importance particulière à chacun d’eux. Plus aucun mail n’est donc laissé de côté !
Un gain de temps considérable
Comme vous l’aurez vu plus haut, une entreprise consacre environ 5 heures de sa journée à traiter son courrier. En confiant ce processus à un professionnel, vous récupérez forcément du temps. Vous pourrez ainsi souffler ou bien réfléchir à des solutions pour améliorer la performance de votre société et le mener vers le succès.
Des offres personnalisées et adaptées à vos besoins
Chaque client, grande firme, PME ou TPE, a chacun des objectifs ainsi que des contraintes spécifiques. Leurs centres de préoccupations sont dans la majorité des cas différents. Chaque entreprise est donc unique. Raison pour laquelle une société offshore spécialisée dans la gestion d’email propose des solutions sur-mesure. Que vous soyez à la recherche d’un service de traitement de mailing ponctuel ou permanent, un prestataire spécialisé pourra appréhender vos contraintes, vos objectifs ainsi que votre horizon d’investissement.
Le mailing demeure jusqu’à aujourd’hui le canal le plus utilisé pour communiquer avec une entreprise. Il est dans ce cas essentiel, voire vital, d’assurer l’optimisation de la gestion de ses courriers pour gagner en compétitivité et ainsi accroitre son chiffre d’affaires.
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Analyse approfondie des coûts cachés de la gestion interne des emails
La gestion des emails en interne, ô combien tentante en théorie, se révèle bien souvent une bien plus lourde charge qu’il n’y paraît au premier abord. Certes, conserver la mainmise sur ce processus stratégique permet de garder un contrôle maximal. Mais à quel prix ?
Le premier écueil, aussi évident que méconnu, réside dans l’embauche de ces maillons humains indispensables : vos équipes de gestionnaires. Des frais salariaux année après année, une gestion des ressources humaines complexe, sans parler des coûts de formation récurrents pour maintenir leurs compétences au niveau… Voilà un poste budgétaire rapidement conséquent !
Mais la problématique, ce sont ces innombrables erreurs humaines qui viennent inévitablement saper votre productivité. De la relance mal envoyée aux impressions défectueuses en passant par les fichiers égarés, ces ratés à répétition auront tôt fait d’obérer votre trésorerie. Un gâchis renforcé par les dépenses de réparation et de reprise en main des dossiers !
Enfin, il serait mal avisé de négliger l’investissement perpétuel en infrastructure : logiciels dédiés, maintenance, mises à jour, matériel… Une course effrénée pour ne jamais prendre de retard, au risque de se voir dépassé par des concurrents mieux armés. Le prix de l’obsolescence demeure un fardeau que bien peu parviennent à assumer sur le long terme !
Les avantages économiques de l’externalisation
Dans ce paysage de contraintes budgétaires, la solution de l’externalisation de la gestion d’emails fait figure de bouée de sauvetage providentielle. Se délester de cette épine logistique aux pieds offre en effet de substantiels bénéfices sur le plan financier, mais aussi opérationnel.
À commencer par ces coûts désormais maîtrisés dont nous évoquions les affres plus tôt. En confiant les rênes de ce processus de gestion des emails à des experts aux compétences sans cesse renouvelées, exit les frais de formation récurrents et les salaires éternellement revus à la hausse. Une pression supplémentaire qui s’envole, au bénéfice de votre sérénité !
Mieux encore, cette réduction des dépenses s’accompagne d’une spectaculaire optimisation des ressources. Car pendant que vos équipes chevronnées se concentrent pleinement sur leur cœur de métier, les spécialistes de l’email prennent sereinement le relais de ces tâches chronophages et à faible valeur ajoutée.
À long terme, cet allégement des process représente une formidable opportunité de rentabilité accrue. Vos effectifs redéployés sur des activités stratégiques, vos économies cumulées année après année sur les postes précités : la croissante compétitivité de votre entreprise se chiffrera en bénéfices bien réels !
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Impact sur la satisfaction client
Au final, ce qui importe vraiment pour une entreprise, c’est de combler ses clients en leur offrant un service d’excellence. C’est précisément là que l’externalisation de la gestion des emails fait la différence.
En déléguant ce processus à des experts, vous bénéficiez d’une réactivité décuplée pour traiter les demandes urgentes de vos meilleurs clients. Plus aucun risque de laisser des requêtes sans réponse, ce qui pourrait miner la confiance.
Les sociétés spécialisées s’engagent à répondre promptement à toute sollicitation, même anodine, avec la même rigueur. Chaque interaction devient alors une opportunité de ravir vos clients avec un service ultra-personnalisé.
Oubliez les standards de base. Grâce à l’outsourcing, vous offrez un réel service premium, une hotline toujours disponible, à l’écoute de vos précieux ambassadeurs. Une véritable refonte de la relation client, pour ceux qui visent l’excellence.
Les critères pour choisir la bonne société
À ce point de notre escapade dans les arcanes de l’externalisation de la gestion d’emails, une évidence devrait désormais vous sembler limpide : tous les prestataires de cette sphère ne se valent pas. Certains flirtent avec la médiocrité tandis que d’autres, ô combien rares, excellent dans leur art au point d’en redéfinir les règles. Mais comment séparer le bon grain de l’ivraie ?
La première balise pour ne pas s’égarer réside dans l’expérience et l’expertise sectorielle. Une poignée d’années d’existence ne suffit pas à forger de véritables maestros. Seuls les pionniers, ceux qui ont arpenté ce chemin dans ses recoins les plus ardus, détiendront la virtuosité pour transcender vos attentes les plus ambitieuses.
Avant de contracter, il ne vous restera plus qu’à prêter l’oreille aux échos de leur notoriété. Bien que perfectible, cette vieille de réputation ne trompe que rarement dans un milieu si propice aux dérapages. Enquêtez, analysez les commentaires de leurs clients actuels ou passés. Et surtout, restez aux aguets de ces signaux d’alerte indiscutables : accusations de défaillance, manque de flexibilité dénoncé…
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En somme….
Au terme de cette incursion au cœur des bénéfices insoupçonnés de l’externalisation de la gestion d’emails, une évidence a rayonné : la solution à bien des maux de productivité et de sérénité opérationnelle réside dans cette voie.
En confiant ce pan chronophage, mais essentiel de votre activité à des experts dévoués, vous opérez un triple bond pour la pérennité :
- Un allégement budgétaire revigorant qui redirige vos ressources là où elles sont le plus utiles
- Un gain de temps et d’efficacité propice à l’excellence dans votre cœur de métier
- Mais aussi, et peut-être surtout, cette inestimable tranquillité d’esprit !
Alors, n’attendez plus, rejoignez aussi le mouvement de ces entreprises visionnaires qui ont déjà franchi le cap de l’externalisation de la gestion des emails ! LAPLUME.MG se tient prêt à vous épauler dans cette renaissance. Contactez-nous dès aujourd’hui, la voie du succès n’a jamais été aussi limpide !
