Toutes les astuces à mettre en œuvre pour une meilleure gestion de base de données clients

Une gestion des données mal réalisée peut engendrer des prises de décisions inappropriées et souvent à risque. Pour éviter cela donc, la solution est de recourir à des astuces permettant d’améliorer la gestion des données. L’objectif est de trouver des solutions à problématiques courantes. Cet article se propose de vous apporter quelques alternatives afin de mieux gérer la base de données clients.

Retirer les doublons

La gestion et la qualification des données clients sont en général plus efficaces lorsque les doublons existant dans la base sont retirés. Pour toute entreprise, appliquer une telle procédure augmente considérablement le nombre de clients désirant entrer en relation avec elle et cela via les multiples moyens de communication (e-mail, téléphone, réseaux sociaux, etc.). Ainsi, l’optimisation de la base de données implique d’éviter au maximum l’insertion de doublons. En effet, il s’agit d’une des conditions essentielles pour préserver la qualité des données et cela se fait dès leur saisie. Des solutions comme l’externalisation vers des sociétés spécialisées en téléassistance sont un des moyens les plus sûrs pour obtenir des résultats sans doublon. Sinon, des logiciels sont aussi disponibles avec la capacité de supprimer instantanément un doublon détecté.

Établir un protocole de gestion

Des règles doivent être appliquées lors de l’élaboration de base de données. En effet, il est plus efficace de classer les clients. En quelque sorte, il est nécessaire d’établir une catégorisation selon leur taille : petite, moyenne et grosse. Chaque catégorie est accompagnée d’un protocole de gestion. D’une certaine manière, cette méthode permet d’identifier les inactifs et de choisir entre les conserver, les relancer ou les supprimer définitivement. L’attrition naturelle, c’est-à-dire, la perte de clientèle, doit être aussi prise en compte, car elle représente environ 12 à 14 % chaque année. La solution est, soit les remplacer, soit les rechercher et les réintégrer via les fichiers déménagés. En d’autres termes, ce protocole de gestion doit être établi en amont de la gestion de données clients. Au fil du temps, il est également conseillé d’effectuer un audit de la base de données et de distinguer les bases d’exploitation marketing ou commerciales de celles destinées aux calculs statistiques.

Alimenter la base de données

Sur cette astuce, la tâche est d’identifier les fichiers pouvant servir à alimenter la base de données. Ce sont, entre autres, les outils de gestion comptable qui doivent être en liaison avec la base et les données recueillies suites à la vente de biens et services en mode direct, B to B ou B to C ou en vente indirecte (réseaux, intermédiaires, etc.)

Pour alimenter une base de données, il est également préconisé de mettre au point un classement qui vise une qualification des données en trois groupes, à savoir les essentielles, les utiles et les secondaires. Les données essentielles concernent les renseignements de type comptable et signalétique tels que l’identité du client ou les informations découlant des enquêtes. Les données utiles sont les dates de naissance des clients et les données secondaires sont plutôt les éléments provenant des services client ou SAV.

Supprimer les éléments considérés comme des surplus

Après avoir été alimentée, la base de données doit ensuite être nettoyée. Les premières concernées sont les données invalides entraînant des retours. Par exemple, le client n’est plus logé à l’adresse indiquée ou est parti sans laisser d’information. Des surcoûts sont générés lorsqu’ils ne sont pas supprimés. En usant de certains outils, il est possible d’identifier les adresses non conformes tout en les mettant aux normes en se référant aux données de la poste. En ce sens, vous pouvez nettoyer, mettre à jour et classifier les données selon un modèle facile à traiter. Cet outil permet aussi d’avoir une rectification automatique des adresses par renvoi de réponse unique ou par correction interactive afin de rétablir celles ayant une forte probabilité d’être parmi les « plis non délivrés ». Comme vous pouvez donc le constater, l’élaboration de base de données requiert plus d’investissement. D’où la nécessité de la confier à un spécialiste comme la société d’externalisation offshore Laplume Madagascar